Privacyverklaring van de Belgische Sennenhondenclub vzw
I. Algemeen
• De Belgische Sennenhondenclub vzw (hierna: “BSC” vzw), met maatschappelijke zetel gevestigd te 2490 Balen, Wagenstraat 16, met ondernemingsnummer 0478.212.374, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
• Als BSC-vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• De BSC-vzw houdt zich dan ook in alle gevallen aan De Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de nationale wetgeving ter uitvoering van deze Verordening.
• Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
De Belgische Sennenhonden club vzw
Wagenstraat 16
2490 Balen
secretaris@sennenhonden.be
II. Betrokkenen – categorieën van persoonsgegevens – rechtsgronden en doeleinden verwerking – bewaartermijn persoonsgegevens
• Persoonsgegevens worden door de BSC-vzw verzameld en verwerkt op basis van verschillende doeleinden en rechtsgronden.
• Dit brengt met zich mee dat:
– wij uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doeleinden en categorieën van persoonsgegevens worden hieronder beschreven in deze Privacyverklaring;
– de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– de persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• De BSC-vzw verwerkt de volgende soorten persoonsgegevens van de hieronder opgesomde betrokkenen en dit ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
1) Gegevens van leden
• De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een digitaal bestand: naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm-nummer, e-mail, geboortedatum, taalstelsel en licentienummer van de leden.
• De BSC-vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
– omdat wij de uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen om deze persoonsgegevens te verwerken;
– omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting van de BSC vzw ;
– omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de BSC vzw dan wel voor de gerechtvaardigde belangen van derden.
• De BSC- vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de volgende welbepaalde doeleinden:
– voor de interne communicatie binnen de vereniging;
– voor het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en het clubblad;
– in het geval van leden-fokkers: het vermelden van volgende gegevens op de website en in het clubblad;
-Kennelnaam en adresgegevens
– voor de deelname door deze leden aan wedstrijden/tentoonstellingen georganiseerd door de BSC vzw en erkend door de K.K.U.S.H.
– ter preventie van fraude (bv. bij wedstrijden/tentoonstellingen/activiteiten georganiseerd door de BSC vzw en erkend door de K.K.U.S.H);
– ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging;
– ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomsten met de Vergadering der Afgevaardigden van de Koninklijk Kynologische Unie Sint Hubertus vzw (K.K.U.S.H. vzw) en de Koninklijk Maatschappij Sint Hubertus vzw (KMSH vzw) het oog op het verzekeren van de leden van de club en het in die zin laten opmaken van licentiekaarten. Evenals het door hen verlenen van stambomen en andere fok gerelateerde documenten.
• De gegevens worden één jaar na het uittreden van het lid bij de club definitief verwijderd.
• Door zich lid te maken bij een bij de BSC vzw, gaat betrokkene akkoord dat haar/zijn persoonsgegevens op de hierboven beschreven manier behandeld en bewaard worden. Het Bestuur ziet erop toe dat het betrokken lid zich uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord verklaart met huidige privacyverklaring van de BSC vzw
2) Gegevens van deelnemers aan kynologische activiteiten
• De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een digitaal bestand en in hard kopij: naam, voornaam en adres.
• De BSC-vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
– omdat wij de uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen om deze persoonsgegevens te verwerken;
– omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting opgelegd door de K.K.U.S.H.;
– omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de BSC vzw dan wel voor de gerechtvaardigde belangen van derden.
• De BSC-vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor de volgende welbepaalde doeleinden:
– voor het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en resultaten;
– voor het versturen van brieven van algemeen en persoonlijk belang (bv. na inschrijving voor een wedstrijd/tentoonstelling georganiseerd door de BSC vzw en erkend door de K.K.U.S.H.);
– ter preventie van fraude (bv. bij de inschrijving en/of deelname aan wedstrijden/tentoonstellingen georganiseerd door de BSC vzw en erkend door de K.K.U.S.H.);
– ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
• De gegevens worden vijf jaar in hard kopij en digitaal bewaard. Nadien zal de BSC vzw de gegevens definitief verwijderen.
Door in te schrijven voor een kynologische activiteit gaat de deelnemer akkoord met het feit dat zijn/haar persoonsgegevens op de hierboven beschreven manier behandeld en bewaard worden.
3) Gegevens van personen via het contactformulier op www.sennenhonden.be
• De volgende persoonlijke identiteitsgegevens worden bewaard in een digitaal bestand: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer of gsm-nummer.
• De BSC-vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrond:
– omdat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de BSC vzw.
• De BSC vzw verwerkt voornoemde persoonsgegevens voor het volgende welbepaalde doeleind:
– voor het beantwoorden van de vraag die de betrokkene heeft gesteld aan de BSC vzw.
• De gegevens zijn enkel toegankelijk voor de Secretaris van de BSC vzw en voor de IT-verantwoordelijken ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging.
• Nadat de door de betrokkene via deze weg gestelde vraag definitief werd beantwoord en de betrokkene hier geen verder gevolg meer heeft aan gegeven – zullen de betrokken persoonsgegevens onmiddellijk worden verwijderd.
III. Geen openbaarmaking van persoonsgegevens aan derden
• De BSC-vzw zal de verkregen persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
• Zo doet de BSC-vzw beroep op een derde partij voor:
– het onderhoud, optimalisering en update van de website www.sennenhonden.be en van de mailserver;
– databankbeheer;
– het houden van de boekhouding;
– het afsluiten van verzekeringspolissen, via de Vergadering der Afgevaardigden vzw.
• De BSC-vzw heeft met voornoemde partijen (verwerkers) een verwerkersovereenkomst afgesloten waarbij deze verwerker afdoende garanties biedt opdat de verwerking aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en nationale regelgeving voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd.
• Indien u verder het gebruik van derde partij cookies op de website www.sennenhonden.be aanvaardt, dan worden uw persoonsgegevens (naam, IP adres, locatie) gedeeld met derden teneinde u op maat gemaakte reclame te kunnen aanbieden. Voor meer informatie over de manier waarop wij met cookies omgaan, kan u ons cookiebeleid raadplegen onderaan onze website.
• Onverminderd het voorgaande is het evenwel mogelijk dat de BSC-vzw de verkregen persoonsgegevens openbaar maakt aan bevoegde autoriteiten:
– wanneer de BSC-vzw hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en
– ter vrijwaring en verdediging van de rechten van de BSC vzw.
• Alle personen die namens de BSC-vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
IV. Passende technische en organisatorische maatregelen
• De BSC-vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van de betrokkenen te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies evenals iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.
V. Rechten van de betrokkenen
• De betrokkene kan te allen tijde rechten kosteloos uitoefenen met betrekking tot de verwerking van diens persoonsgegevens. Deze rechten zijn als volgt:
– recht op inzage tot de persoonsgegevens;
– recht op rectificatie, vervolledigen of update van de persoonsgegevens;
– recht op schrapping van persoonsgegevens;
– recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens voor zover daartoe enige grond bestaat;
– recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens;
– recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van persoonsgegevens.
• Om voornoemde rechten te kunnen uitoefenen en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient de betrokkene aan de BSC-vzw een bewijs van diens identiteit te verschaffen. De BSC-vzw vraagt dan ook om bij de uitoefening van deze rechten een kopie van de voorzijde van de identiteitskaart toe te voegen aan de schriftelijke aanvraag van de betrokkene.
• De BSC vzw zal de aanvraag beantwoorden binnen redelijke termijn en uiterlijk binnen de 30 dagen. Gelieve er rekening mee te houden dat deze periode slechts begint te lopen wanneer de BSC-vzw de aanvraag heeft ontvangen en alle vereiste informatie om te voldoen aan de aanvraag, ontvangen heeft.
• De betrokkene kan zijn rechten uitoefenen door een verzoek te richten aan de BSC-vzw via secretaris@sennenhonden.be of per brief op haar maatschappelijke zetel.
• Indien de betrokkene zich niet kan vinden in de manier waarop de BSC-vzw omgaat met diens persoonsgegevens, kan de betrokkene steeds een klacht indienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@adp-gba.be
VI. Update privacyverklaring
• De BSC-vzw is gerechtigd om deze privacyverklaring te updaten door een nieuwe versie te plaatsen op de website www.sennenhonden.be. Het is in dat kader dan ook aanwezen om regelmatig de website en de betreffende pagina waarop de privacyverklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis heeft van mogelijke wijzigingen.
• Elke aanpassing zal evenwel worden gepubliceerd op de website www.sennenhonden.be en/of ter kennis worden gebracht per e-mail.
In geval van betwisting is de Nederlandse tekst doorslaggevend.